全校各单位：
为全面做好2024年学校各类材料收集归档工作，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等有关规定以及学校档案工作安排，现将2024年归档工作安排及事项通知如下：
一、归档范围
1.2023年1月1日至2023年12月31日期间，学校党群、行政、科研、教学、外事、资产与设备管理、出版、财会、基建等各项工作和活动中产生的具有保存价值的文件材料、图表、照片、声像、实物、荣誉等各种不同形式的载体材料均属归档范围，都应归档。
2.重大活动、专项重要工作中形成的、具有保存价值的文件材料。
3.其他往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档时间
自2024年3月19日至5月31日（具体日程请与档案馆蒋琳萍老师预约），完成文件材料的归档并移交至档案馆。
三、归档要求
1.各单位档案工作分管领导要高度重视文件材料的归档工作，为兼职档案员提供充分的条件和时间，确保归档材料收集齐全，整理规范，归档及时。
2.归档材料实行实体档案、电子档案双套归档制。无电子文件的只归档纸质文件，有电子文件的与纸质文件同时归档。
3.归档材料原则上必须是原件。确需复印件归档的，必须加盖归档部门公章，并注明经办人和复制时间。
4.财务档案、基建档案、人事档案中涉及的专业档案由各单位档案分室做好本单位归档工作，无需移交，其他档案需要移交。
四、注意事项
1.请各单位兼职档案员按时参加归档工作培训会。培训时间：3月20日（星期三）14：00，培训地点：3-110教室。
2.请各单位兼职档案员参照《苏州城市学院文件材料归档范围和保管期限表（2024版）》（见附件1），认真学习《苏州城市学院文件材料归档工作指南》（见兼职档案员QQ群文件），做好档案的收集、整理和移交工作。在归档工作中加强与档案馆的业务沟通，确保归档工作顺利进行。
3.档案移交时履行交接手续，由归档部门兼职档案员填写《苏州城市学院归档文件材料移交表》（见附件2）一式两份，交接双方签字并加盖所在部门印章后各留一份备查。移交表电子版发送至邮箱：szcudag@szcu.edu.cn。
4.联系人：蒋琳萍，0512-66553749。
图书馆（档案馆）
2024年3月19日
附件1：苏州城市学院文件材料归档范围和保管期限表(2024版).pdf
